Comisiynydd y Gymraeg System rheoli gwybodaeth

Gofynnodd Comisiynydd y Gymraeg i Method4 ddatblygu system rheoli gwybodaeth a fyddai’n gweddnewid prosesau’r Comisiynydd ac yn sicrhau bod yr holl ddata a chofnodion yn cael eu rheoli’n briodol.

Y gwasanaethau a ddarparwyd gennym Rhaglen fenter Darparu gwasanaethau digidol

Mae’r system wedi galluogi swyddogion y Comisiynydd, ar draws pedair swyddfa, i fod yn fwy effeithlon trwy wneud y defnydd gorau o dechnoleg a’u galluogi i ganolbwyntio ar dasgau mwy cynhyrchiol a strategol.

Yr ateb
  • Yn dilyn dadansoddiad manwl a phroses ddylunio gyda defnyddwyr a rhanddeiliaid allweddol, datblygwyd y system gan ddefnyddio Platfform Enterprise SharePoint 2010
  • Integreiddiad agos gyda Word ac Outlook
  • Model diogelwch cynhwysfawr ac integreiddiad ag Active Directory
  • Gwybodaeth ac adroddiadau busnes gan ddefnyddio Excel
  • Nodweddion cymdeithasol yn defnyddio My Sites
  • Mae pecyn Cymraeg SharePoint ac Office yn sicrhau y darperir pob rhan o’r system yn y Gymraeg a’r Saesneg
Heriau
  • Creu cronfa ddata ganolog ar gyfer pob sefydliad a chyswllt y mae’r Comisiynydd yn ymdrin ag ef
  • Rheoli ymholiadau, cwynion ac ymchwiliadau
  • Cofnodi a monitro cynlluniau a pholisïau iaith Gymraeg
  • Rheoli dogfennau a chofnodion
  • Awtomeiddio prosesau, neilltuo tasgau a gosod nodiadau atgoffa
  • Yn gweithio’n ddwyieithog yn y Gymraeg a’r Saesneg
Canlyniadau a budd-daliadau
  • Nodweddion rheoli dogfennau fel mewngofnodi/allgofnodi a rheoli fersiynau
  • Mae tagio metadata ynghyd â chwilio testun llawn dogfennau yn golygu y gall swyddogion ddod o hyd i ddogfennau’n rhwydd
  • Dangosyddion perfformiad allweddol
  • Llifoedd gwaith a gymeradwywyd sy’n rhoi prosesau busnes ar waith sy’n creu tasgau, rhybuddion e-bost a nodiadau atgoffa
  • Amserlenni cadw dogfennau
  • Paneli gwybodaeth dogfennau InfoPath sy’n adfer data o restrau SharePoint ac yn copïo i dempledi dogfennau